Kovsted Case Study | Brother Korea

고객사

"덴마크에서는 지난 20년 간 종이 없는 사무실을 만들자는 논의가 이어져왔지만 아직까지 이런 사무실이 구현된 곳은 그 어디에도 없었습니다. 저희는 이것을 실현하려고 합니다."

이것은 국가 공인 회계사인 르네 페러 루이즈(René Ferrer Ruiz)가 한 덴마크 회계 컨설팅 회사에서 진행해온 포괄적인 혁신 프로젝트에 대한 정확한 설명입니다.

해당 프로젝트의 핵심은 개별 직원의 일상적인 문서 작업을 가능한한 초기부터 디지털화 하는 것이었습니다.

코브스테드 앤 스코브가드에서 일하는 50여 명의 직원들의 책상에는 PC와 모니터 바로 옆에 브라더의 ADS-2800W가 놓여있습니다.

여느 사무실과 마찬가지로 코브스테드 앤 스코브가드에도 한 대의 대형 중앙 기계가 있었지만 지금은 여러 대의 무선 스캐너가 그 자리를 대신하고 있습니다.

르네 페러 루이즈는 "한 대의 중앙 스캐너나 스캐닝 기능이 있는 복사기를 사용하는 것은 전혀 합리적이지 않았습니다. 직원들이 해당 기기를 사용하기 위해 대기하기 일쑤였고 급한 마음에 새치기를 하는 직원도 있었습니다" 라고 말했습니다.

이 회계 기업은 오르후스 사무실에서 근무하는 네 명의 직원을 위해 첫 번째 브라더 ADS-2800W 스캐너를 설치한 후 2016년 8월에 디지털화 프로젝트를 시작했습니다. 연말이 다가오자 모든 스캐너에 50명 이상의 직원들이 등록했습니다. 문서는 덴마크 회계사들이 많이 사용하는 케이스웨어 서류철 시스템에 보관되었습니다.

르네 페러 루이즈(René Ferrer Ruiz)는 "브라더 스캐너는 사용이 간편하며 속도도 생각보다 빨랐습니다. 직원들이 과거에 그랬듯이 바인더에 문서, 서류 양식, 서한을 보관하는 대신 스캐닝 하는데 점차 익숙해지면서 시간을 절약할 수 있게 됐습니다" 라고 회상했습니다.

르네 페러 루이즈가 소속된 코브스테드 앤 스코브가드는 중견 회계 기업입니다. 본사는 오르후스(Aarhus)에 있고 르네(Rønde)와 에벨토프트(Ebeltoft)에도 사무소가 있습니다.

코브스테드 앤 스코브는 주로 동부 및 중부 유틀란트에 위치한 중소기업들을 대상으로 회계 및 재무 자문을 제공하고 있으며, 퓐(Funen) 섬과 질란드(Zealand) 섬에도 고객을 보유하고 있습니다.

코브스테드 앤 스코브는 주로 동부 및 중부 유틀란트에 위치한 중소기업들을 대상으로 회계 및 재무 자문을 제공하고 있으며, 퓐(Funen) 섬과 질란드(Zealand) 섬에도 고객을 보유하고 있습니다. 이전에 코브스테드 앤 스코브는 한 대의 대형 중앙 스캐너와 프린터를 사용했지만 바쁜 시기에는 출력 대기가 끊이지 않았고 많은 시간이 소요 되었습니다. 관련법에 의거 회계사들은 문서를 5년 동안 보관해야 합니다. 하지만 모든 것을 서면으로 보관하려면 엄청난 양의 바인더가 필요하고, 이를 위해 외부 공간을 임차해야 합니다.

르네 페러 루이즈는 "기존에 서면으로 보관하던 서류들을 모두 스캔하게 되니 엄청난 양의 종이를 절약할 수 있었고, 무엇보다 비생산적으로 보내던 시간을 줄일 수 있었습니다. 디지털화를 통해 연간 수백 시간을 절약할 수 있다는 것도 알게 되었습니다"라고 말했습니다.